ES DI aktas paslaugų įmonėms ir agentūroms

ES DI aktas paslaugų įmonėms ir agentūroms reiškia, kad bet kuri rinkodaros, konsultacijų, dizaino, vertimo, apskaitos ar IT paslaugų įmonė, kurios darbuotojai naudoja DI įrankius (pavyzdžiui, ChatGPT, Copilot, Midjourney ar Claude), turi imtis priemonių, kad padėtų savo darbuotojams ir kitiems jos vardu DI naudojantiems asmenims ugdyti DI raštingumą. Tai vadinamasis ES DI akto (angl. AI Act) 4 straipsnis, galiojantis nuo 2025 m. vasario 2 d. visoje Europos Sąjungoje, įskaitant pačias mažiausias paslaugų agentūras. Paslaugų verslui papildomai svarbu aiškiai atskirti, kada DI naudojamas vidiniam darbui, o kada kuriant klientui perduodamą rezultatą. Priemonių pasirinkimas priklauso nuo darbuotojų žinių, patirties, apmokymo, naudojimo konteksto ir asmenų, kuriems DI naudojimas gali turėti įtakos.

Paslaugų sektorius yra ypatingoje situacijoje, nes čia DI dažnai tapo nematoma kasdienio darbo dalimi - copywriteris rašo tekstus su ChatGPT, dizaineris generuoja vaizdus, projektų vadovas santraukas, o programuotojas kodą su Copilot. Būtent dėl šio paplitimo paslaugų įmonėms reikalavimai realiai aktualesni nei daugeliui kitų sektorių.

Ar DI aktas iš viso taikomas paslaugų įmonei?

Taip - jeigu jūsų darbuotojai ar rangovai naudoja bet kokį DI įrankį paslaugoms teikti, jūs esate DI sistemos „diegėjas“ (angl. deployer) pagal Reglamentą (ES) 2024/1689. Diegėjo statusas atsiranda nepriklausomai nuo įmonės dydžio: net 2 - 3 žmonių agentūra patenka į reguliavimo apimtį. Plačiau apie tai, kam ir kada taikomos prievolės, skaitykite straipsnyje kam taikomas ES DI aktas.

Svarbu suprasti tris datas, kurios lemia, ką ir kada reikia daryti:

Daugumai paslaugų įmonių aktualiausia pirmoji data - DI raštingumo ugdymas jau privalomas. Likusios prievolės dažniausiai liečia tik aukštos rizikos DI sistemas, kurių tipinė agentūra nenaudoja.

Kokie DI naudojimo atvejai dažni paslaugų versle?

Paslaugų versle DI naudojamas plačiau, nei dauguma vadovų įsivaizduoja. Tipinis sąrašas:

• Rinkodara ir turinys - tekstų rašymas, idėjų generavimas, SEO, el. laiškų rengimas su ChatGPT naudojimu įmonėje
• Dizainas ir kūryba - vizualų, iliustracijų, maketų generavimas; čia svarbu suprasti DI vaizdų generavimo įmonėje niuansus
• Programavimas ir IT - kodo rašymas su Copilot ir kodo įrankiais
• Apskaita ir administravimas - sąskaitų apdorojimas, duomenų suvedimas; žr. DI įrankiai buhalterijoje
• Klientų aptarnavimas - atsakymų ruošimas, santraukos, vertimai

Kiekvienas iš šių atvejų yra teisėtas, bet kiekvienas reikalauja minimalios tvarkos: darbuotojas turi žinoti, ko į DI įrankį dėti negalima (klientų konfidencialūs duomenys, asmens duomenys), ir kaip patikrinti rezultatą prieš jį perduodant klientui.

Kokios prievolės konkrečiai krenta agentūrai?

DI aktas agentūroms ir paslaugų įmonėms praktiškai reiškia keturis dalykus, kuriuos reikia turėti dokumentuotai. Šie dokumentai nėra privalomi teisės aktų reikalavimai, bet jie yra patartini kaip praktinis būdas įrodyti, kad priemonės DI raštingumui ugdyti buvo imtasi:

1. DI raštingumo ugdymas. Įmonė turėtų padėti darbuotojams suprasti naudojamų įrankių veikimą, ribotumus ir rizikas; 4 straipsnis nereikalauja garantuoti individualaus raštingumo lygio. Tai galima pasiekti per struktūruotus DI raštingumo mokymus darbuotojams su žinių patikra. Nėra nustatyta konkrečios mokymų trukmės, sertifikato ar treniruotojo reikalavimo.
2. DI naudojimo politika. Vidinis dokumentas, nustatantis, kuriuos įrankius leidžiama naudoti, ką galima ir ko negalima į juos kelti, ir kas atsakingas. Apie tai daugiau - DI naudojimo politika įmonėje.
3. DI įrankių registras. Sąrašas, kokie DI įrankiai realiai naudojami, kokiems tikslams ir kokie duomenys tvarkomi.
4. Atitikties įrašas. Praktinis taikytų raštingumo priemonių aprašymas: kas mokytas, kada ir kokia vidaus tvarka nustatyta. Nėra reikalaujama atskiro už DI atsakingo asmens ar išorinių audito paslaugų.

Šie keturi elementai yra patartinas minimalus rinkinys, kuris padeda įrodyti, kad įmonė atliko reikalingas priemones pagal 4 straipsnį. Plačiau techninius reikalavimus aprašome kam taikomas ES DI aktas ir visame straipsnių sąraše.

Pažymėtina, kad raštingumas nereiškia akademinio mokymo apie neuroninius tinklus. Praktiškai ugdant DI raštingumą svarbu, kad darbuotojas turi suprasti, ką konkretus įrankis daro gerai, kur klysta, kokie duomenys į jį patenka ir kaip rezultatą patikrinti. Trijų žmonių dizaino studijai tai gali būti vienos pusdienio sesijos su žinių patikra klausimas - svarbu, kad liktų įrašas.

Kaip atrodo geras paslaugų įmonės DI naudojimo politikos pavyzdys?

Daugelis vadovų įsivaizduoja, kad politika turi būti dešimties puslapių teisinis dokumentas. Realybėje smulkiai agentūrai pakanka aiškaus, vieno - dviejų puslapių dokumento, kuris atsako į konkrečius klausimus:

Tokia politika ne tik atitinka 4 straipsnio dvasią, bet ir realiai apsaugo agentūrą nuo brangių klaidų - pavyzdžiui, kliento finansinių duomenų nutekinimo į išorinį įrankį. Konkrečių formuluočių pavyzdžių rasite straipsnyje apie DI naudojimo politiką įmonėje.

Kuo paslaugų įmonės situacija skiriasi nuo kitų sektorių?

Esminė paslaugų verslo ypatybė - DI dažnai naudojamas kuriant produktą, kurį tiesiogiai gauna klientas. Pavyzdžiui, e. parduotuvė DI naudoja prekių aprašams (žr. DI aktas e. prekybai), o agentūra DI naudoja pačiam klientui pristatomam rezultatui - tekstui, dizainui, kodui, strategijai. Tai kelia du papildomus klausimus.

Pirma - kliento duomenų konfidencialumas. Jeigu darbuotojas į DI įrankį suveda kliento komercinę paslaptį ar asmens duomenis, gali kilti ir BDAR pažeidimas. BDAR nenustato bendro draudimo naudoti DI - reikia įvertinti teisėtumą: ar yra teisėtas pagrindas, ar taikomas duomenų kiekio mažinimo principas, ar naudojamas patvirtintas įrankis ir ar taikomos pakankamos apsaugos priemonės. Kaip dera DI ir asmens duomenys pagal BDAR, paaiškiname atskirai.

Antra - autorystė ir kokybė. Klientui perduodamas DI sugeneruotas rezultatas turi būti patikrintas žmogaus. DI raštingumo prievolės esmė kaip tik ir yra ta, kad darbuotojas suprastų, jog DI gali „haliucinuoti“, ir kad galutinė atsakomybė lieka įmonei.

Dar viena dažna paslaugų verslo problema - vadinamasis šešėlinis DI įmonėje, kai darbuotojai naudoja nepatvirtintus įrankius be vadovo žinios. Paslaugų komandose tai itin paplitę, nes individualus produktyvumas didelis, o kontrolė menka.

Ką daryti praktiškai: žingsnis po žingsnio

Smulkiai paslaugų įmonei pakanka aiškios sekos. Štai praktinis kontrolinis sąrašas:

• Inventorizuokite įrankius. Paklauskite komandos, kokius DI įrankius realiai naudoja - sąrašas dažnai nustebina.
• Parenkite DI naudojimo politiką. Nustatykite, ką galima kelti į DI, o ko ne (klientų duomenys, paslaptys).
• Apmokykite žmones. Surenkite DI raštingumo mokymus su žinių patikra ir pažymėjimais.
• Užfiksuokite atitiktį. Turėkite įrašą, įrodantį, kad priemonės DI raštingumui ugdyti buvo imtasi.
• Atnaujinkite reguliariai. DI įrankiai keičiasi greitai - dokumentus reikia peržiūrėti bent kartą per metus.

Visą diegimo eigą detaliai aprašome DI diegimo kontroliniame sąraše.

Praktinis patarimas paslaugų komandoms: nepradėkite nuo draudimų. Jei pirmasis žingsnis bus „nuo rytojaus DI naudoti draudžiama, kol nesutvarkysime tvarkos“, darbuotojai tiesiog naudos įrankius slapta - ir taip atsiras šešėlinis DI, kurio nei matote, nei kontroliuojate. Geresnis kelias yra greitai patvirtinti kelis saugius įrankius ir apmokyti, kaip jais naudotis atsakingai. Skaidrumas didina ir produktyvumą, ir atitiktį vienu metu.

Kiek tai kainuoja ir ar reikia teisininko?

Paslaugų įmonės dažnai pervertina šios prievolės sudėtingumą. Mikroįmonei daugeliu atvejų užtenka standartizuoto, jūsų situacijai pritaikyto dokumentų rinkinio, be atskiro konsultacijų proceso. Apie tai, kaip pasiekti atitiktį be brangių paslaugų, rašome straipsnyje Ar DI atitikčiai reikia teisininko?.

Būtent šiam tikslui sukurta nebedirbam.lt - automatizuota dokumentų rengimo paslauga už fiksuotą €149 + PVM (€299) parengia visą rinkinį: DI naudojimo politiką, DI įrankių registrą, atitikties įrašą, darbuotojų DI vadovą ir DI raštingumo mokymus su žinių patikra bei pažymėjimais. Dokumentai rengiami pagal specialisto peržiūrėtus šablonus, bet kiekvienas sugeneruotas dokumentas nėra atskirai teisininko patvirtintas. Procesas paprastas - užpildote anketą, gaunate parengtus dokumentus.

Jei pirmiausia norite išbandyti DI raštingumo mokymus patys, galite pradėti nuo nemokamų DI raštingumo mokymų - tai geras pirmasis žingsnis, padedantis suvokti, kiek tvarkos jūsų įmonei realiai trūksta. Nemokamas kelias skirtas vienam prisijungusiam dalyviui; komandos mokymai įtraukti į mokamą dokumentų paketą.

Dažniausi paslaugų įmonių klausimai

Ar 4 straipsnis taikomas, jei naudojame tik nemokamą ChatGPT versiją? Taip. Reikšminga ne tai, mokama ar nemokama versija, o tai, kad DI naudojamas darbe.

Ar užtenka vieno mokymo visai komandai? Priemonės turi apimti darbuotojus ir kitus įmonės vardu DI naudojančius asmenis. Bendrą mokymą verta papildyti gairėmis pagal pareigas ir naujiems darbuotojams. Įrašai padeda paaiškinti atliktus veiksmus; 4 straipsnis nenustato vieno mokymų ar dokumentavimo formato.

Ar baudos realios mikroįmonei? Baudos pagal DI aktą yra didelės, tačiau prioritetas - aukštos rizikos sistemos. Vis dėlto raštingumo prievolė formaliai galioja visiems, todėl jos ignoruoti nederėtų. Daugiau apie DI akto baudas ir rizikas.

Oficialų reglamento tekstą galima rasti EUR-Lex portale (Reglamentas (ES) 2024/1689). Aktualią 4 straipsnio interpretaciją ir visą DI akto taikymo tvarkaraštį rasite Europos Komisijos AI Act Service Desk portale ai-act-service-desk.ec.europa.eu bei oficialioje Komisijos svetainėje digital-strategy.ec.europa.eu. Paslaugų versle, kur DI naudojimas tik augs, anksti susitvarkyta dokumentacija yra ne našta, o konkurencinis pranašumas: ją galite parodyti ir klientams, kuriems svarbu, kad jų duomenys tvarkomi atsakingai.