ChatGPT įmonėje: taisyklės darbuotojams

ChatGPT įmonėje galima naudoti saugiai tik tada, kai darbuotojai turi aiškias rašytines taisykles: ką galima ir ko negalima įvesti į pokalbį, kuriose užduotyse įrankis tinka, o kuriose ne, ir kas privalo patikrinti rezultatą prieš jį panaudojant. Be tokių taisyklių darbuotojai patys nusprendžia, kokius duomenis suvesti, ir dažnai į ChatGPT patenka klientų sąrašai, sutarčių tekstai ar asmens duomenys - visa tai, ką smulkia įmonė turėtų saugoti. Praktinės taisyklės turi būti tokios aiškios, kad jas būtų galima perkelti tiesiai į darbuotojų DI vadovą.

ChatGPT yra populiariausias generatyvinis DI įrankis Lietuvos įmonėse - jį naudoja rinkodaros, pardavimų, klientų aptarnavimo ir administracijos darbuotojai. Problema ta, kad daugumoje mikroįmonių (1 - 30 darbuotojų) niekas oficialiai nenusprendė, kaip šis įrankis turi būti naudojamas. Tai vadinama šešėliniu DI: darbuotojai naudoja įrankius savo nuožiūra, vadovybei nematant.

Ar ChatGPT naudoti darbe iš viso legalu?

Taip, ChatGPT darbe naudoti legalu - nei ES, nei Lietuvos teisė nedraudžia generatyvinio DI verslo reikmėms. Tačiau atsakomybė už tai, kas suvedama ir kaip naudojamas rezultatas, tenka įmonei. Du teisiniai rėmai, kuriuos reikia turėti omenyje:

• BDAR (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas). Jei į ChatGPT suvedate asmens duomenis (klientų vardus, el. paštus, CV, sveikatos ar finansinę informaciją), jūs vykdote asmens duomenų tvarkymą ir turite tam teisinį pagrindą bei informuoti duomenų subjektus. Daugiau apie tai - straipsnyje DI ir asmens duomenys: BDAR reikalavimai.
• ES DI aktas (angl. AI Act), Reglamentas (ES) 2024/1689. Jo 4 straipsnis dėl DI raštingumo taikomas nuo 2025 m. vasario 2 d. Jis reikalauja, kad įmonės imtų priemonių, padedančių ugdyti darbuotojų ir suinteresuotų asmenų, naudojančių DI sistemas, raštingumą, atsižvelgiant į jų žinias, patirtį, apmokymą, kontekstą ir asmenis, kurie gali būti paveikti. Bendrosios paskirties DI modelių taisyklės pradėtos taikyti 2025 m. rugpjūčio 2 d., atsižvelgiant į pereinamąsias nuostatas. Bendras reglamento ir skaidrumo nuostatų taikymas prasidėjo 2026 m. rugpjūčio 2 d. Didelės rizikos DI, nurodytų III priede, taisyklės taikomos nuo 2027 m. gruodžio 2 d., o didelės rizikos DI, įterptų į I priedo reguliuojamus produktus, - nuo 2028 m. rugpjūčio 2 d.

Kitaip tariant: naudoti galima, bet reikia tvarkos. O tvarka prasideda nuo rašytinių taisyklių. Svarbu suprasti ir tai, kad atsakomybės negalima „perkelti“ įrankio gamintojui - jei darbuotojas suvedė kliento asmens duomenis, už tai atsako darbdavys, o ne OpenAI. Todėl smulkiai įmonei pigiau ir paprasčiau iš anksto nustatyti ribas, nei vėliau aiškintis incidentą.

Kokias ChatGPT taisykles nustatyti darbuotojams?

Geros ChatGPT taisyklės yra trumpos, konkrečios ir suprantamos žmogui, kuris nėra teisininkas ar IT specialistas. Žemiau pateiktas rekomenduojamų įmonės vidaus taisyklių rinkinys, kurį reikia pritaikyti patvirtintiems įrankiams ir duomenų tvarkymo sąlygoms.

Šios taisyklės natūraliai įeina į platesnį dokumentą - DI naudojimo politiką įmonėje, kuri apima visus DI įrankius, ne tik ChatGPT.

Ką galima ir ko negalima daryti su ChatGPT darbe?

Daugeliui darbuotojų lengviau dirbti pagal konkrečius pavyzdžius, o ne abstrakčias formuluotes. Pateikite jiems aiškų sąrašą.

Galima (mažos rizikos užduotys):

• Rašyti ir taisyti rinkodaros tekstų juodraščius, kuriuose nėra neviešos informacijos
• Apibendrinti viešai prieinamus tekstus ar straipsnius
• Generuoti idėjas, struktūras, antraščių variantus
• Versti tekstus, kuriuose nėra asmens ar konfidencialių duomenų
• Paaiškinti sąvokas ar formules, padėti mokytis

Negalima (didelės rizikos užduotys):

• Suvesti klientų ar darbuotojų asmens duomenis į nepatvirtintą įrankį į nepatvirtintą įrankį į nepatvirtintą įrankį
• Įkelti neviešas sutartis, sąskaitas, kainodarą
• Generuoti teisinius, medicininius ar finansinius dokumentus be specialisto peržiūros
• Priimti sprendimus dėl žmonių (įdarbinimo, atleidimo, kainos) tik pagal ChatGPT atsakymą
• Skelbti DI atsakymą kaip galutinį faktą, jo nepatikrinus

Šis „galima / negalima“ sąrašas yra darbuotojų DI vadovo širdis. Būtent tokį vadovą darbuotojas atsiverčia, kai abejoja, ar tam tikrą užduotį verta atlikti su ChatGPT.

Kaip apsaugoti duomenis, kuriuos darbuotojai veda į ChatGPT?

Svarbiausia žinoti vieną dalyką: nemokama ir asmeninė ChatGPT versija pagal numatytuosius nustatymus gali naudoti įvestus pokalbius modeliui mokyti. Verslo versijos (ChatGPT Team ir Enterprise) to nedaro - įvesti duomenys nenaudojami mokymui. Tai esminis skirtumas, kurį turi suprasti kiekvienas darbuotojas.

Praktiniai žingsniai smulkiai įmonei:

1. Apsispręskite dėl versijos. Jei darbuotojai dirba su jautresne informacija, verta pereiti prie mokamos Team versijos su duomenų apsaugos garantijomis.
2. Išjunkite pokalbių naudojimą mokymui. Net asmeninėje versijoje nustatymuose galima išjungti pokalbių istorijos naudojimą modeliui tobulinti.
3. Įveskite „be asmens duomenų“ taisyklę. Paprasčiausia ir patikimiausia apsauga - tiesiog niekada nesuvesti to, ko nenorėtumėte matyti viešai.
4. Nustatykite, kas atsakingas. Vienas žmogus įmonėje turi prižiūrėti DI įrankių sąrašą ir taisykles.

Kai darbuotojai supranta, kuo skiriasi versijos ir kodėl asmens duomenys nepatenka į pokalbį, didžioji dalis BDAR rizikos išnyksta savaime.

Kaip įdiegti ChatGPT taisykles, kad jos veiktų?

Taisyklės, kurios guli stalčiuje, nieko neapsaugo. Jas įgyvendinti gali padėti trys praktinės priemonės: rašytinės gairės, pasirinktinė žinių patikra ir įrankių registras.

• Rašytinis dokumentas. Tai gali būti pusės puslapio DI naudojimo politika plius vieno puslapio darbuotojų vadovas. Svarbiau aiškumas, ne apimtis.
• Darbuotojų supažindinimas. ES DI akto 4 straipsnis reikalauja, kad įmonės imtų priemonių DI raštingumui ugdyti. Tai reiškia, kad darbuotojai turi ne tik gauti taisykles, bet ir jas suprasti. Praktiškai tai įforminama trumpais mokymais su žinių patikra ir pažymėjimu, kad galėtumėte įrodyti, jog supažindinimas įvyko. Šie dokumentai ir mokymai nėra privalomi teisės aktų reikalavimai, bet jie padeda įrodyti, kad įmonė atliko priemones DI raštingumui ugdyti.
• DI įrankių registras. Užfiksuokite, kad įmonė naudoja ChatGPT, kam jis naudojamas ir kas atsakingas. Tai dalis DI įrankių registro.

Visą šį dokumentų rinkinį - DI naudojimo politiką, įrankių registrą, atitikties įrašą ir darbuotojų DI vadovą - kartu su DI raštingumo mokymais, žinių patikra ir pažymėjimais nebedirbam.lt automatiškai parengia už fiksuotą €149 + PVM (€299) , pritaikytą būtent jūsų įmonei. Jei pirmiausia norite išbandyti DI pagrindų mokymus patys, yra ir nemokami DI raštingumo mokymai. Nemokamas kelias skirtas vienam prisijungusiam dalyviui; komandos mokymai įtraukti į mokamą dokumentų paketą.

ChatGPT taisyklių pavyzdys, kurį galite naudoti rytoj

Štai trumpas tekstas, kurį galite išsiųsti komandai kaip atskaitos tašką:

„Darbui galime naudoti ChatGPT, bet nesuvedame klientų ar darbuotojų asmens duomenų, neviešų sutarčių, kainodaros ar kitos konfidencialios informacijos į nepatvirtintas paskyras. Patvirtintam naudojimui taikome įmonės duomenų apsaugos taisykles. ChatGPT atsakymus visada patikriname - jis gali klysti ir sugalvoti faktus. Galutinį turinį, kuris siunčiamas klientui ar skelbiamas viešai, peržiūri ir patvirtina atsakingas darbuotojas. Jei abejojate, ar užduotis tinka ChatGPT, klauskite vadovo.“

Šis pavyzdys nepakeičia visos politikos, bet jis aiškus ir jį supras kiekvienas. Vėliau jį galite išplėsti į pilną dokumentą.

Dažniausios klaidos naudojant ChatGPT įmonėje

Smulkios LT įmonės dažniausiai suklysta keliais būdais:

• Mano, kad „pas mus niekas to nenaudoja“. Praktiškai darbuotojai jau naudoja ChatGPT - tik niekas to oficialiai nematė. Tai ir yra šešėlinis DI.
• Visiškai uždraudžia. Visiškas draudimas nepanaikina naudojimo - jis tiesiog perkelia jį į asmenines paskyras, kur kontrolės dar mažiau.
• Pamiršta patikrą. Žinių patikra gali padėti įvertinti mokymų naudą, tačiau nei testas, nei pažymėjimas nėra visiems privalomas pagal DI akto 4 straipsnį.
• Nesusieja su BDAR. ChatGPT taisyklės be duomenų apsaugos taisyklių palieka didžiausią - duomenų - riziką neuždengtą.

Daugiau panašių klaidų ir kaip jų išvengti rasite visų straipsnių sąraše.

Trumpa santrauka

ChatGPT įmonėje yra naudingas įrankis, bet tik su taisyklėmis. Minimalus rinkinys: jokių asmens ir konfidencialių duomenų į pokalbį, visada tikrinti faktus, galutinė atsakomybė tenka žmogui, naudoti patvirtintą versiją ir žymėti DI sukurtą turinį. Rašytinės gairės, darbuotojų supažindinimas, pasirinktinė žinių patikra ir įrankių registras padeda organizuoti šias priemones. 4 straipsnis reikalauja DI raštingumo ugdymo priemonių, tačiau nenustato būtent tokio dokumentų ir testavimo paketo.

Oficialų ES DI akto tekstą galima rasti EUR-Lex svetainėje (eur-lex.europa.eu), o praktinę informaciją apie DI akto įgyvendinimą - Europos Komisijos skaitmeninės strategijos puslapyje (digital-strategy.ec.europa.eu).

Pastaba: šio straipsnio teisinė informacija remiasi oficialiais ES DI akto (Reglamentas (ES) 2024/1689) 4 straipsnio reikalavimais, pateiktais AI Act Service Desk ir Europos Komisijos skaitmeninės strategijos puslapyje.